Suite à l’adoption du RGPD en 2016, la plupart des entreprises se sont dotées d’une démarche structurée et, maintenant que l’échéance de mai 2018 est passée, ont pour la plupart entamé leur plan de mise en conformité. Mais nous observons encore certaines interprétations du texte qui peuvent s’avérer inexactes. Nous avons donc lancé une série de 3 articles visant à déconstruire ces idées reçues. Après un premier article sur l’obligation de consentement et un second sur les techniques de protection telles qu’anonymisation, pseudonymisation et chiffrement, voici le troisième et dernier de la série, traitant des durées de conservation.
Idée reçue #3 – Il y a une durée maximale de conservation des données
Cette durée n’est pas fixée de manière absolue par le RGPD en mois ou en années. La règle est toujours la même : les données ne peuvent être conservées que si elles sont utilisées pour un traitement qui est couvert par une justification (contrat, consentement, obligation légale…).[1],[2] Si la justification tombe (par exemple par retrait du consentement ou fin d’un contrat) pour un traitement donné, la donnée ne peut plus être utilisée pour ce traitement. Si aucun autre traitement n’utilise ces données, celles-ci doivent être effacées immédiatement, ou pour le dire comme le règlement, « dans les meilleurs délais »[3].
Les données peuvent être conservées tant qu’elles servent à au moins un traitement couvert par une justification !
Il existe de nombreux cas où la fin d’une justification, comme l’arrêt d’un contrat, ne va pas impliquer la suppression des données, car une autre justification est présente. Par exemple, si mon contrat téléphonique prend fin, l’opérateur peut être amené à conserver les données dans le cadre de mon contrat internet que j’ai conclu avec lui. Il est des cas également où la société a un intérêt, voire l’obligation, de conserver certaines données, par exemple pour archivage : c’est le cas par exemple des CV de candidats non retenus, des bulletins de paie ou encore des relevés d’information des assureurs.
Il existe néanmoins dans certains cas, et pour certaines catégories de données, une durée de conservation maximale autorisée ou minimale requise
Ces durées ne sont pas indiquées dans le RGPD. Il peut exister des durées spécifiques à certaines catégories de données, propres à la nature de la donnée en question, et découlant d’autres textes de loi, comme le Code de la Sécurité Sociale (ex. : prescription des paiements de l’assurance maladie, décomptes), le Code du Travail (ex. : conservation des bulletins de paie), le Code Civil (ex. : prescription d’un contrat de travail), ou encore des textes relatifs à des secteurs spécifiques, comme le Code des Assurances (ex. : prescription d’un contrat d’assurance vie). Il s’agit souvent de durées minimales, au bout desquelles une prescription autorise l’effacement des données.
De plus, la CNIL a défini, dans le contexte législatif précédent le RGPD, des Normes Simplifiées, spécifiant souvent des durées de conservation maximale, par exemple dans le domaine de la relation commerciale[4], ou encore dans le recrutement[5]. Ces documents n’ont plus de valeur juridique[6] depuis l’entrée en vigueur du RGPD, mais en attendant la production de nouveaux référentiels basés sur le RGPD, ils peuvent continuer à servir de guide, afin de définir une durée de conservation qui satisfasse aux besoins de l’entreprise tout en n’étant pas abusive vis-à-vis des personnes concernées.
Il existe donc deux raisons qui peuvent nécessiter l’effacement d’une donnée :
- la caducité d’une base légale[7] (retrait du consentement, fin du contrat, écoulement de la durée légale minimale de conservation, etc.), sans qu’aucun autre traitement licite ne justifie la conservation de la donnée ;[8]
- l’écoulement de la durée maximale de conservation pour les données qui y sont soumises (par exemple les durées définies par la CNIL), là aussi sans qu’aucun autre traitement licite ne justifie la conservation de la donnée.
C’est pour ces raisons que le RGPD impose que la durée de conservation soit maîtrisée, notamment par la mise en place – recommandée – d’un délai butoir, au bout duquel on réviserait la licéité du traitement et de la conservation.[9],[10] Pour reprendre les mots du considérant 39 : « afin de garantir que les données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire, des délais devraient être fixés par le responsable du traitement pour leur effacement ou pour un examen périodique », à sa discrétion.
Une implémentation du délai butoir centralisée avec la gestion des bases légales
Nous voyons bien ci-dessus les parallèles entre la gestion des bases légales et les durées de conservation : en effet, il s’agit dans les deux cas de gérer les situations où un événement (par exemple le retrait d’un consentement ou la fin d’une durée légale de conservation) nécessite de revoir les justifications qui permettent de conserver une donnée, et d’effacer cette donnée si plus aucune justification ne la couvre.
La complexité supplémentaire avec les durées de conservation est qu’elles sont définies au cas par cas par différentes lois sur certaines catégories de données, qu’elles sont tantôt maximales, tantôt minimales, et qu’elles courent à partir d’un élément déclencheur. Dans tous les cas, il convient de les gérer de façon centralisée avec les bases légales, étant donné que pour les deux il va falloir créer des règles de gestion applicables aux données d’une personne identifiée conduisant éventuellement à leur effacement.
Là où la gestion peut différer, c’est que dans les cas des durées de conservation, l’on peut procéder :
- soit de façon événementielle: l’écoulement de la durée de conservation définie par le responsable du traitement entraîne directement la suppression de la donnée,
- soit de façon planifiée, à une fréquence à définir : par exemple avec une purge mensuelle ou trimestrielle où l’on supprimerait tous les CV de candidats avec qui il n’y a plus eu de contact depuis 2 ans.
Dans tous les cas, une gestion automatisée nécessite évidemment de tracer de manière précise les actions (ex. : contacts avec le candidat) et de relier les données aux bases légales qui justifient leur conservation afin de ne pas supprimer des données qui ne le devraient pas (exemple pour un assureur : suppression au bout des 10 ans légaux d’un contrat d’assurance et des données de la personne associée, alors qu’elle a un autre contrat en cours ou que l’on a son consentement pour un autre traitement).
Figure 1 / Exemple de règle de gestion pour gérer une durée de conservation liée à un contrat
Enfin, les durées de conservation, tout comme les bases légales justifiant chaque traitement, doivent être définies par le métier et les directions juridique ou de la conformité, afin que la DSI puisse les implémenter en concevant les règles de gestions appropriées. Ces règles de gestion devraient gérer de façon similaire et croisée les éventuelles actions automatiques sur la donnée découlant des durées de conservation et celles découlant des bases légales (fin de contrat, consentement), afin notamment que des données ne soient pas supprimées inutilement.
Le RGPD ne spécifie pas de durée en tant que telle, mais demande que soient définies, mesurées et maîtrisées des durées de conservation, qui dans certains cas sont définies par d’autres lois. Ce travail nécessite une collaboration entre les services juridiques ou conformité d’une part et les métiers (ou MOA) d’autre part. L’implémentation, quant à elle, nécessite d’intégrer ces durées de conservation aux mêmes règles de gestion que celles qui régissent les bases légales, comme en cas de retrait du consentement ou de fin d’un contrat.
[1] Voir notre article précédent Idée reçue #1 – Le consentement est obligatoire
[2] « conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées », Article 5, paragraphe 1, point e)
[3] Article 17, paragraphe 1
[4] CNIL (11/07/2013). Norme Simplifiée NS-056 « Fiche clients-prospects des assureurs ». Disponible à l’adresse : https://www.cnil.fr/fr/declaration/ns-056-fichier-clients-prospects-des-assureurs, consultée le 18/09/2018
[5] Fiche explicative de la CNIL : CNIL (octobre 2016). « Travail & données personnelles – Le recrutement et la gestion du personnel ». Disponible à l’adresse : https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/_travail-vie_privee_recrutement_gestion_du_personnel.pdf, consultée le 25/04/2018.
[6] CNIL. « Les normes et les dispenses de déclaration ». Disponible à l’adresse : https://www.cnil.fr/fr/liste-des-normes-et-des-dispenses, consultée le 18/09/2018
[7] Voir notre article précédent Idée reçue #1 – Le consentement est obligatoire
[8] Article 5, paragraphe 1, point e)
[9] Considérant 39
[10] Article 30, paragraphe 1, point f)
