Au 1er janvier 2016, la DSN (Déclaration Sociale Nominative) deviendra la modalité unique de collecte des données sociales des entreprises par les organismes et administrations. Pour les grandes entreprises, le décret du 24 septembre 2014 avance l’obligation de démarrage de la DSN au 1er avril 2015. Ces dernières ne disposent donc plus que de 7 mois pour mettre en œuvre la DSN qui constitue un projet à part entière.
Quand la DSN devient-elle obligatoire ?
Le décret n° 2014-1082 du 24 septembre 2014 fixe deux seuils « appréciés en fonction du montant de cotisations et contributions sociales dues au titre de 2013, au-delà desquels la mise en œuvre de la DSN est obligatoire :
- 2 millions d’euros pour les employeurs qui effectuent eux-mêmes les déclarations ;
- 1 million d’euros pour les employeurs ayant recours à un tiers déclarant, dès lors que ce tiers déclare pour l’ensemble de son portefeuille un montant de 10 millions d’euros ».
Les employeurs ne respectant pas l’obligation de Déclaration Sociale Nominative s’exposeront à des pénalités : L’article R.243-16 du code de la sécurité sociale prévoit une pénalité de 7,50 euros par salarié ou assimilé. Mais le décret dit que « cette pénalité ne peut être supérieure, par entreprise et par mois, à 10 000 euros si l’entreprise emploie au moins deux mille salariés et à 750 euros si elle emploie un nombre inférieur de salariés ».
Pour les employeurs dépassant un de ces seuils, l’obligation de déclaration par la DSN prendra effet dès la paie d’avril 2015, à transmettre le 5 (ou le 15) mai, soit à compter de mai 2015.
Source : Lumens Consultants – Cabinet Solucom
Les chantiers clés de la première phase du projet DSN
Le projet de mise en œuvre de la DSN débute par le remplacement des déclarations de la première phase (attestation DMMO/EMMO, attestation IJ, attestation pôle emploi, radiation mutuelle/prévoyance). Même si cette phase ne porte pas directement sur des notions de cotisations et/ou de pénalités, il est important de ne pas la sous-estimer. 4 chantiers majeurs sont ainsi à anticiper :
Tout d’abord, les impacts organisationnels, notamment pour les organisations en CSP RH. Qui sera responsable de la validation du fichier DSN ? Comment seront réparties les activités de contrôle et de correction des données entre les différents acteurs : acteurs locaux et centre de gestion ? Selon quelle planification mensuelle ?
Ensuite, la mise en qualité des données (sélection, modification, exhaustivité) sur des informations qui habituellement pourraient être considérées comme non-sensibles mais également la mise à jour de nouvelles informations nécessaires à la DSN
Mais aussi l’accompagnement métier et la professionnalisation des acteurs aux actes de gestion : données importantes à renseigner, contrôles à effectuer, processus impactés…
Enfin, les « décisions sociales » qui doivent être négociées et conclues préalablement à toute spécification (par exemple, nécessité d’aller vers la subrogation afin d’éviter des flux événementiels vers Net Entreprises en cas de non-subrogation des IJSS).