En cas de crise ou de sinistre majeur rendant un bâtiment indisponible, le plan de continuité d’activité (PCA) permet d’assurer le maintien des activités vitales d’une organisation. Il s’appuie pour cela sur différentes solutions, notamment le repli de collaborateurs : sur un site de repli dédié (propre à l’organisation ou chez un prestataire), sur les autres sites de l’organisation non touchés par le sinistre (repli croisé), ou encore en recourant au travail à distance (par exemple depuis le domicile des employés).
Le repli croisé est défini comme le repli de collaborateurs d’un site sinistré sur un ou plusieurs autres sites de l’organisation. Généralement les sites sont « appairés » entre eux d’où la notion de repli « croisé » Il s’appuie le plus souvent sur la réquisition de salles de réunion, de salle de formation ou de bureaux.
Cette stratégie intéresse vivement les organisations, dans une optique de valorisation de son patrimoine immobilier et de maîtrise des coûts du PCA. En effet, la souscription à une position de secours chez un prestataire spécialisé peut paraître en comparaison onéreuse : de quelques centaines d’euros par an pour une position dite mutualisée à une dizaine de milliers d’euros par an pour une position dédiée du niveau d’une position de salle de marché.
Si les avantages de coût, bien qu’indéniables, méritent d’être discutés, la complexité et les contraintes (organisationnelles et techniques) de construction et de maintien en conditions opérationnelles du repli croisé sont souvent sous-estimées et doivent être soulevées.
Comment concevoir son repli de manière efficace ? Quels sont les facteurs clés de succès ?
Afin d’anticiper au mieux la préparation du repli croisé dans le cadre d’une stratégie de continuité d’activité, il convient de répondre à plusieurs problématiques et traiter le repli de bout en bout :
Dans la pratique, cela revient à lancer les trois chantiers majeurs.
1. Maîtriser le potentiel de repli en relation étroite avec les Moyens Généraux
Ce potentiel doit être maîtrisé avant qu’une situation de crise ou de sinistre ne se produise : la constitution d’un référentiel de positions de repli sur l’ensemble du parc de sites de l’organisation y contribue. Plus précisément, il s’agit de :
- Cartographier les salles de réunion des différents sites, ainsi que leur capacité d’accueil, et maintenir à jour cette cartographie, ce qui en soit est complexe dans une organisation ou les déménagements intra et inter sites et les réaffectations de locaux sont fréquents.
- Définir, en collaboration avec les IRP, le taux de remplissage envisageable des salles, dans l’esprit des règlementations applicables aux conditions de travail (locaux en lumière naturelle, espace alloué par personne dans un bureau collectif) mêmes si des conditions dégradées sont envisageables.
Cette étape permet de disposer d’un nombre « réel » de positions de repli à proposer aux Métiers en cas de crise.
2. Opérationnaliser le repli croisé
Il est ensuite nécessaire de s’assurer de la capacité du site de repli à pouvoir accueillir une population productive. Cette opérationnalisation passe par des actions logistiques :
- Permettre l’accès aux locaux : prévoir des moyens ou des procédures d’accès au site : via un stock de badges si le système de badge est différent entre les sites, ou une gestion élargie des droits d’accès en cas de gestion centralisé et de système de badge unique.
- Préparer la démultiplication des prises électriques, pour pallier à un nombre de raccordements en général limité. Pour cela, on peut notamment constituer un stock de matériel requis.
- Les salles de réunion étant par principe réquisitionnées, il est nécessaire de pré-identifier des moyens alternatifs à la tenue de réunions. On peut notamment penser à des réservations (déclenchées le jour J) d’espaces collaboratifs chez des prestataires de proximité ou des hôtels.
L’opérationnalisation s’appuie également sur des actions portées par la filière informatique :
- Fournir des postes de travail aux collaborateurs repliés, du fait de l’indisponibilité des postes de travail nominaux. Pour assurer une réponse rapide, il est nécessaire de pallier au délai d’acquisition de nouveaux postes via l’augmentation du fond de roulement de postes de travail sur un site alternatif.
En cas de crise, ces postes de travail seront réquisitionnés et délivrés aux premiers collaborateurs repliés. Pour ce faire, il est nécessaire de prévoir :
– La définition d’un master de secours embarquant le maximum de logiciels requis et déployable industriellement.
– La mise en place et le dimensionnement d’une solution de masterisation rapide des postes de travail compatible avec le besoin de repli des collaborateurs sans quoi il ne sera pas possible d’y répondre opérationnellement !
Les deux schémas ci-dessous illustrent les deux cas de figure possibles :
- Démultiplier la capacité de raccordement au réseau : de la même manière que pour le raccordement électrique, il est nécessaire de fournir aux collaborateurs repliés une connexion au réseau. Ce sous-chantier passe par le dimensionnement des liens d’interconnexions des sites, l’anticipation du nombre de ports réseaux complémentaires et au besoin la constitution d’un stock (propre à chaque site et à sa capacité d’accueil) de câbles réseaux et de switchs supplémentaires.
3. Préparer les aspects pratiques
Le déclenchement du repli croisé va changer les conditions de travail des collaborateurs repliés et des collaborateurs du site d’accueil. Il est donc indispensable de :
- Faciliter la vie sur le site d’accueil : ne pas oublier de fournir les accès nécessaires à la restauration, aux parkings, aux sanitaires, aux distributeurs d’eau, etc. afin de minimiser l’impact de changement de site pour les collaborateurs repliés !
- Prendre en compte les changements affectant les conditions de travail des employés « sinistrés ». Le repli croisé induit des contraintes RH qu’il convient d’adresser.
- Communiquer sur les impacts du sinistre ainsi que sur l’état d’avancement de remise en service du site sinistré.
Le métier de l’organisation n’est pas de faire du secours : porter le secours en interne nécessite des moyens dédiés et une organisation forte afin de garantir le caractère opérationnel et pérenne du PCA.
Par conséquent, le repli croisé nécessite la mobilisation indispensable des Moyens Généraux et de la DSI, tant dans son élaboration que dans son maintien en conditions opérationnelles dans le temps.
