Le secteur médico-social est constitué de multiples petites structures qui sont, encore aujourd’hui, très peu informatisées. L’activité à caractère médico-social couvre les soins et la rééducation, l’accueil et l’accompagnement d’enfants, d’adolescents et d’adultes en situation de handicap, l’insertion et la formation professionnelles de personnes handicapées. Par ailleurs le marché des solutions informatiques, très développé dans le secteur Sanitaire, n’a pas encore atteint sa maturité dans le secteur Médico-Social.
Pour autant, ce secteur doit construire son système d’information pour répondre à des besoins de communication : entre professionnels, entre établissements, vers les représentants légaux des personnes accueillies et vers les institutions dont il dépend. Ce système d’information doit tenir compte des spécificités de l’activité : longues durées de prise en charge (parfois à vie), parcours multi-établissements de la personne accueillie (en fonction de l’âge, de l’évolution de la situation, de la capacité à réintégrer la vie courante), projets personnalisés annuels constitués par différents professionnels (éducateurs, médecins, psychologues, kinésithérapeutes, assistantes sociales, …).
Servir d’intérêt des personnes accueillies et améliorer les conditions de travail des professionnels
L’enjeu du Dossier Informatisé est de servir l’intérêt de la personne accueillie tout en améliorant le travail des professionnels. Pour cela, il offre à la personne accueillie un service de qualité qui, dans son intérêt et pour le respect de son autonomie, favorise l’accès à son dossier médico-social. La consultation des informations disponibles dans le dossier lui permet alors de participer activement au projet de prise en charge le concernant. L’informatisation du dossier permet également la structuration du processus de gestion du dossier, élément déterminant de la qualité des pratiques professionnelles. Ce processus intègre le caractère interdisciplinaire permettant de gérer la diversité et la complexité des situations des personnes accueillies.
Les objectifs liés à la mise en place d’un Dossier Informatisé sont multiples :
- Permettre la dématérialisation des dossiers et assurer la sécurité et le partage de l’information dans le respect de la législation en vigueur (Recommandations DGAS) ;
- Homogénéiser les méthodes de travail (aujourd’hui différentes entre établissements même sur des activités identiques) ;
- Constituer un langage commun pour rendre possible une communication interdisciplinaire durant la prise en charge de la personne accueillie en offrant toutes les garanties de confidentialité à l’égard de la personne accueillie d’une part et dans le respect du secret médical et professionnel d’autre part ;
- Rendre possible l’évaluation interne des établissements ;
- Calculer les divers indicateurs locaux ou nationaux à restituer périodiquement ;
- Sélectionner et utiliser les référentiels agréés au niveau national ou international (ex : CIH – Classification Internationale des Handicaps)
Quels gages de réussite pour le déploiement du Dossier informatisé ?
La diversité des activités et des pratiques présente un risque pour un projet de déploiement de Dossier Informatisé qui doit être mené avec le souci permanent de définir des principes de gestion et des éléments de langage communs à tous les acteurs, administratifs comme opérationnels. Tous les établissements doivent participer à l’analyse initiale pour définir le périmètre du tronc commun du dossier et s’assurer de traiter tous les cas particuliers. Un tel projet fait fortement évoluer les pratiques courantes, il doit être soutenu par la Direction de l’organisme et piloté avec des ressources internes disponibles et convaincues de l’intérêt du projet.
La conduite du changement ne doit pas être négligée, elle est la clé de la réussite d’une telle transformation, son champ d’action n’étant d’ailleurs pas limité à la seule maîtrise de la solution logicielle.
Analyser objectivement sa capacité à mener un tel projet
L’assistance à maîtrise d’ouvrage est un élément déterminant dans le dispositif projet. L’ANAP a édicté un guide des bonnes pratiques de mise en œuvre d’un projet SI dans le champ Médico-social qui appuie nos convictions en la matière (voir le dossier « Systèmes d’information dans le secteur médico‑social Retours d’expérience et grands enseignements »).
Il est important que chaque organisme analyse objectivement sa capacité à mener un tel projet et sache identifier les points sur lesquels il a besoin d’être accompagné par un tiers pour assurer sa réussite. Les difficultés rencontrées dans ce type de projet sont liées à son caractère structurant pour l’activité comme pour le SI. La formalisation des besoins demande des capacités de structuration fonctionnelle et de synthèse ainsi qu’une connaissance des solutions du marché pour savoir rester réaliste. Le choix de la solution, trop souvent orienté sur un logiciel « prêt à porter » plus simple à déployer, doit prendre en compte la capacité d’intégration avec le SI de l’organisme et la capacité d’évolution pour assurer une pérennité qui légitimera la transformation engagée.
La mise en œuvre d’un tel système requiert une grande capacité de coordination des parties prenantes au sein de l’organisme et la mise en place d’une relation constructive avec l’éditeur de la solution retenue. Enfin, il est nécessaire de prévoir, au cours du projet de déploiement, l’organisation à mettre en place pour assurer le fonctionnement courant du Dossier de la Personne accueillie, cela représente une nouvelle activité, non négligeable, d’administration technique et fonctionnelle et de support utilisateurs ainsi que la mise en place un comité de pilotage.
Lire aussi notre focus sur le sujet : SI de santé : quelle DSI pour répondre aux enjeux de santé à venir ?