Les DSI sont soumises à des objectifs d’excellence opérationnelle et économique accrus. Il leur est demandé d’actionner tous leurs leviers de performance, notamment en matière d’externalisation.
Dans ce cadre, nombreuses sont les DSI à transformer leur sous-traitance en mettant en œuvre des Centres de Services (CdS) en lieu et places de leurs régies.
Cela leur permet de dégager des gains économiques (mutualisation, industrialisation, massification…) et opérationnels (qualité, flexibilité…).
Nos retours d’expériences montrent que l’atteinte de ces gains n’est cependant pas automatique et doit être mise sous contrôle.
Mais comment optimiser la performance de mes centres de services ? Nommez un pilote et donnez-lui les moyens d’agir.
Le pilote garant de la performance de son centre de services
Le pilote est d’abord un facteur clé du succès de la mise en place d’un centre de services. Il s’assure que tout est mis en œuvre aussi bien chez le fournisseur qu’en interne pour garantir la qualité et la fluidité de la fourniture du service en régime stabilisé. Il s’assure également de l’acquisition par le fournisseur des compétences nécessaires à la fourniture du service et supervise la mise en place d’une gouvernance, de processus et de modes de fonctionnements adaptés. Enfin, activité trop souvent encore négligée, il s’assure de l’accompagnement du changement en interne vers les nouveaux modes de fonctionnements induits par les centres de services.
Le pilote est en quelque sorte le garant de la performance du centre de service dans la durée. Véritable relai entre les internes et le fournisseur, il donne de la visibilité au prestataire sur son plan de charge, lui permettant d’adapter son staffing pour une meilleure efficacité, partage mensuellement avec tous une vision globale de la performance du dispositif et conduit les plans d’amélioration de cette performance. Enfin, détaché des échanges opérationnels, il s’assure que tout est mis en œuvre pour qu’une relation de confiance durable se maintienne entre le fournisseur et les internes.
Donnez aux pilotes les moyens d’agir !
Pour tirer les bénéfices de ce nouveau rôle, la DSI doit professionnaliser ce dernier et l’inscrire pleinement dans son organisation.
Les pilotes s’appuient au quotidien sur des compétences avérées de pilotage d’engagements, sur des capacités relationnelles fortes mais également sur une somme de bonnes pratiques propres au fonctionnement des centres de services. La DSI doit ainsi faciliter l’acquisition de ces compétences et s’assurer de leur maintien sur la durée. Au-delà des nécessaires formations, il existe des dispositifs communautaires performants ; par ce biais, les pilotes se retrouvent pour bâtir une culture de pilotage commune.
Ensuite, le rôle et les missions du pilote de centre de service doivent être partagés par tous les acteurs de la DSI. Comme tout rôle transverse, il sera indispensable d’identifier et de partager avec tous les leviers d’actions du pilote, sans quoi il ne saura faire un travail efficace. La légitimité du pilote dans ses actions sera renforcée par la présence/formalisation de ce rôle dans l’organisation et dans les processus de la DSI.
En particulier, le partage des responsabilités entre la ligne managériale et les pilotes doit être clairement établi.
Enfin, le pilote doit pouvoir s’appuyer sur un outillage de qualité pour mesurer et partager la performance de son centre de services. L’automatisation du calcul des indicateurs et de la génération des tableaux de bord renforcent la qualité du pilotage et permettent au pilote de se consacrer à ses activités à plus forte valeur ajoutée.
Somme toute, créer un rôle de pilote, le professionnaliser et l’inscrire dans l’organisation d’une entreprise s’avèrent être de vrais leviers d’optimisation notamment en matière de performance unitaire des centres de services. Mais, plus encore, ce pilote sera un relais précieux dans l’établissement d’une relation partenariale avec vos fournisseurs, garante d’une performance globale !