Le secret pour réussir son plan d’économie IT

Tribune écrite en collaboration avec Latifa Bouron, consultante

Oscillant entre 1 à plus de 10% du CA en fonction du secteur d’activité, la dépense IT des grandes entreprises connait depuis plusieurs années  une croissance quasi-continue. Pourtant, en dépit d’une  augmentation continue des besoins, 80%^([1]) de nos clients ont lancé ou prévoient de lancer un plan de réduction des coûts dans l’année. La maîtrise des dépenses IT devient alors la priorité numéro 1 des DSI amenées à démontrer la valeur apportée par cette dépense aux métiers. Face à leurs nouveaux défis, quels sont les leviers de maîtrise des coûts que les DSI peuvent activer et quelle démarche peuvent-ils adopter afin de réaliser des gains pérennes ?

Maîtriser l’assiette des dépenses, un premier pas vers la maturité économique

La réduction des coûts IT commence par la maîtrise de l’assiette et de la répartition des dépenses. Il s’agit de mettre la répartition du budget IT en regard de points de repères permettant de s’assurer de sa bonne distribution. La comparaison aux ratios du marché permet de détecter les postes de dépenses à optimiser. Exemple : la composante matériels et licences représente, généralement, entre 30% et 40% des coûts DSI contre 60% à 70% pour les composantes « prestations intellectuelles ».

Identifier les leviers d’économie à court terme, générateurs de gains stables

Les leviers d’économie couvrent les quatre grands domaines d’activités d’une DSI : gestion de la demande, Sourcing / RH, gestion du patrimoine applicatif (AMS) et gestion des infrastructures (IMS). Chaque levier doit être analysé au regard de son assiette (montant des dépenses considérées) et du potentiel de gain. L’objectif étant de sélectionner en priorité des domaines à fort enjeu et à fort volume. L’optimisation du processus de gestion de la demande métier peut générer 4 à 8% d’économie sur l’ensemble des dépenses IT là où l’optimisation des contrats voix (fixe et mobile) et data peut générer 5 à 25% d’économies mais sur un périmètre restreint aux dépenses « télécom et réseau ».

Par ailleurs, la priorité doit être donnée aux leviers dont les fondamentaux sont déjà posés. Ce niveau de maturité permettra de maximiser les gains dans un temps réduit. La généralisation de la virtualisation de serveurs permettra par exemple de dégager plus rapidement des gains que l’introduction d’une nouvelle technologie de rationalisation d’infrastructure non maîtrisée par la DSI.

Enfin, ce plan doit inscrire dans la durée et les leviers sélectionnés doivent permettre de dégager des gains année après année. Il faut donc veiller à éviter l’activation de levier court-terme du type « tour de vis budgétaire » offrant des gains rapides mais non pérennes.

Mettre sous contrôle les gains réalisés

Afin d’assurer les gains escomptés et d’éviter les écueils des gains virtuels, la réduction des coûts IT doit être menée dans le cadre d’un programme avec une gouvernance dédiée. Ce programme se doit d’être sponsorisé à haut niveau par le Directeur financier, piloté stratégiquement par le DSI et mené opérationnellement par une équipe dédiée ayant des interlocuteurs disposant de moyens et de légitimité d’action. Un reporting doit permettre de tracer les gains, les actions et les acteurs associés.

Afin d’être en mesure d’intégrer des évolutions de périmètre, des règles claires de comptabilisation des économies doivent être définies et partagées. Les engagements de gains de chaque périmètre sont à traduire dans la notification budgétaire. Le non-respect des engagements de gains, souvent compensé par des arbitrages d’activité pour rester dans le budget, constitue un risque majeur à tracer.

Aujourd’hui, le plan de réduction des coûts est la première étape qui permet de maîtriser le pilotage économique de la DSI. Les DSI s’engagent en effet massivement dans des initiatives de réduction / maîtrise des couts IT. Ces initiatives constituent une vraie opportunité pour démontrer les vertus du pilotage économique de la DSI. Une  bonne pratique à ancrer dans les processus et la culture de la DSI !