La phase de seconde lecture du règlement Européen sur la protection des données à Caractère personnel devrait vraisemblablement s’achever d’ici la fin de l’année 2015 par son adoption. Ce règlement introduit plusieurs concepts majeurs dont un particulièrement structurant qui donne obligation d’assurer la « protection des données dès la conception » qui se résume par un terme consacré, le «Privacy By Design».
Adopter une démarche de Privacy By Design c’est intégrer le respect de la vie privée dès la conception des projets, c’est-à-dire s’assurer de la pertinence des données collectées, comprendre les risques pour les personnes concernées, anticiper l’information et le droit d’accès, etc.
La Loi Informatique et Liberté, via l’article 34, demandait déjà au responsable de traitement de « prendre toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données » mais n’imposait pas explicitement la mise en oeuvre d’une démarche de Privacy By Design. De ce fait, peu d’organisations ont déjà mis en place une telle démarche.
Le Privacy By Design permet pourtant de minimiser les efforts fournis pour se conformer à la Loi en évitant la mise en conformité a posteriori qui demande souvent le déploiement de projets d’adaptation de l’existant difficiles organisationnellement, technologiquement complexes et financièrement coûteux.
Privacy By Design
Au regard des échéances réglementaires, et afin de mieux traiter les contraintes de conformité, les premières initiatives de Privacy By Design débutent et se multiplient. Nos retours d’expérience montrent que plusieurs facteurs clés de succès sont à prendre en compte : s’armer de pragmatisme dans la définition de Privacy Impact Assessment, ne pas concevoir un processus décorrélé de l’existant, concentrer l’énergie mise en œuvre sur les projets les plus sensibles et outiller les chefs de projets.
Concevoir une méthodologie de Privacy Impact Assessment pragmatique
Plutôt que de repartir de zéro, il convient comme souvent de s’inspirer des travaux de réflexion menés par ses pairs. En particulier, la CNIL a décidé d’accompagner les responsables de traitements désireux de s’engager dans le Privacy By Design en publiant en juillet 2015 une version révisée de son guide de gestion des risques sur la vie privée. Elle l’adapte ainsi au positionnement du règlement européen et aux retours d’expérience en proposant une méthodologie pour mener des Privacy Impact Assessment (PIA).
Le guide décrit la façon d’employer la méthode EBIOS, déjà très connue et reconnue pour la sécurité de l’information, sur le sujet Informatique et Libertés. Les deux premières étapes visent respectivement à identifier le contexte particulier aux traitements mis en œuvre par le projet et à identifier les mesures nécessaires au respect des principes juridiques fondamentaux : respect de la finalité, pertinence des données collectées, information des personnes, exercice des droits, sécurité des données, accomplissement des formalités. Puis vient l’étape dite d’analyse des risques durant laquelle les menaces pertinentes sont identifiées et associées aux évènements redoutés suivant trois grands types : accès illégitime, modification ou disparition des données personnelles. Les risques liés à la conformité Informatique et Libertés sont alors évalués en termes de gravité et de vraisemblance et font l’objet d’une décision quant à leur acceptation.
La méthodologie d’analyse de risques EBIOS vise l’exhaustivité dans l’analyse des risques encourus. Cette exhaustivité impose généralement aux organisations qui l’utilisent pour leurs analyses de risques SSI de s’appuyer sur des équipes d’intégration de la sécurité dans les projets à même de consacrer suffisamment de temps à l’accompagnement des chefs de projets et en mesure de maîtriser la méthodologie, souvent perçue comme complexe au premier abord.
Les équipes en charge de la conformité ne sont généralement ni organisées ni dimensionnées pour réaliser un accompagnement de tous les projets d’une organisation sur la base d’une méthodologie aussi chronophage.
La conduite systématique d’analyses de risques EBIOS pour encadrer les risques Informatiques et Libertés apparaît alors souvent comme trop ambitieuse au regard des ressources à engager et risque ainsi d’alourdir de façon démesurée la charge du chef de projet et donc d’entraver le bon déroulement de la méthodologie projet.
Il reviendra donc au Correspondant Informatique ou Liberté (CIL) ou futur Data Privacy Officer (DPO) d’adapter et de simplifier la méthodologie d’analyse de risques qu’il souhaite déployer aux capacités d’accompagnement de ses équipes. Plusieurs pistes sont envisageables : réalisation d’un questionnaire simple de pré-qualification du risque pour prioriser les efforts entre les projets, limitation du nombre de scénarios de risques étudiés, réduction des listes de menaces applicables dans le contexte, préidentification des risques types, etc.
S’intégrer dans la méthodologie Projet existante
Un écueil souvent rencontré pour de nouvelles méthodologies : vouloir s’appuyer sur un nouveau processus, propre au sujet traité (ici la mise en conformité LIL3), qu’il faudra alors déployer dans l’organisation. Évangélisation chronophage, non connaissance des méthodes de travail des chefs de projets, redondance dans les demandes : autant de raisons justifiant l’échec probable de cette orientation.
Le CIL devrait plutôt chercher à s’intégrer dans le processus de gestion de projet existant : étapes clés, comités, livrables, etc. Des équipes (responsable méthode ou qualité par exemple) ont en général la responsabilité des méthodologies projet et peuvent accompagner le CIL dans sa compréhension et challenger ses propositions d’amendements.
Depuis plusieurs années de nombreuses organisations ont d’ailleurs déjà amendé leur processus de gestion de projet pour y intégrer les exigences de sécurité SI. Un exercice dont la réussite dépend souvent d’une bonne répartition des travaux au sein des grandes phases d’un projet. Il se décompose en plusieurs phases :
- Étude préalable : appréciation de la criticité du projet afin d’identifier les projets les plus sensibles et prioriser les efforts d’accompagnement. Une analyse de risques SSI détaillée sera seulement conduite pour les projets les plus sensibles.
- Conception : identification des exigences de sécurité à prendre en compte par chacun des acteurs.
- Mise en œuvre : suivi de la bonne mise en œuvre des mesures choisies pour répondre aux exigences.
- Recette : conduite d’une recette sécurité qui valide la prise en compte des exigences sécurité et l’efficacité des mesures mises en place. Elle est souvent accompagnée d’un audit de sécurité ou de tests d’intrusion.
Les enjeux étant similaires, la même méthodologie est tout à fait adaptable dans un contexte de Privacy By Design. Les erreurs à éviter seront alors les mêmes : sous dimensionnement des équipes en charge d’accompagner les chefs de projets, complexité de la méthode, absence ou réalisation trop tardive de la recette visant à valider la conformité en fin de processus, non implication des acteurs en charge de la conformité dans les comités clés.
Idéalement, le Privacy By Design cherchera à faire évoluer la méthodologie existante d’intégration de la sécurité dans les projets, celle-ci étant déjà rodée et bien connue des acteurs du projet.
La 2ème partie publiée le mois prochain reviendra sur les deux autres facteurs clés de succès à prendre en compte : concentrer l’énergie mise en œuvre sur les projets les plus sensibles et outiller les chefs de projets.
