Les activités de service, en raison de leur caractère intangible, nécessitent d’être décrites précisément afin d’être claires pour les personnes souhaitant y recourir. C’est particulièrement vrai pour les activités des architectes qui, de par leur complexité, restent obscures aux yeux des non-initiés. Leur regroupement en « offre de services » (ou parfois simplement « offre ») est par conséquent nécessaire pour pouvoir les rendre accessibles. Une offre donc, c’est à la fois un outil de communication, un support de structuration de l’activité, une compilation d’indicateurs et la première preuve de maturité pour vos clients. Réussir la formalisation de son offre c’est se doter d’un cadre où évoluer sereinement.
Voici les 4 temps clés à ne pas négliger pour réussir à mettre en place une cellule d’architecture digne de ce nom. À maturer dès cet été.
Étape 1 – Toujours vous mettre à la place du client : « mais à quoi les architectes servent-ils donc ? »
La consultation de l’offre d’architecture doit permettre aux clients (directions métiers, équipes projet et même la direction générale) de comprendre simplement la valeur ajoutée des architectes par rapport à leurs préoccupations. Des noms explicites, une présentation visuelle, des informations simples, concises… autant de caractéristiques nécessaires pour capter l’attention des donneurs d’ordre et les guider vers vous.
Étape 2 – Démontrer votre maîtrise : « l’action des architectes déclinée en 7 points clés »
Convaincre c’est savoir répondre de manière juste à quelques questions légitimes : que vont faire les architectes ? Quels seront les résultats ? Avec quels moyens ? Selon quels engagements ?
L’apport de valeur doit nécessairement être perçu comme supérieur à ce que le demandeur pourrait réaliser par lui-même. Il peut s’agir d’expertise, de connaissances spécifiques (contexte, historique, règles, retour d’expérience), d’objectivité (voir neutralité), d’un savoir-faire distinctif (modélisation, estimation budgétaire, évaluation de ROI, prévision capacitaire, coordination d’expertises, etc.), de flexibilité, de réactivité, ou encore d’efficience (facilité d’accès à certains moyens, ou moindre coût).
Pour réussir votre cellule d’architecture, mieux vaut savoir préciser 7 points clés :
– Objectifs : les résultats attendus de l’activité avec un maximum de détails par rapport à l’intitulé de l’offre.
Exemple : pour l’offre « Conception de dossier d’architecture général ».
Concevoir un dossier d’architecture général en amont de la réalisation. Décrire les besoins métiers et la (ou les) solution(s) technique(s) pressentie(s) afin de permettre un chiffrage de la solution et la définition d’un planning projet. Identifier les évolutions nécessaires du cadre d’architecture et les éventuels projets ad-hoc complémentaires.
– Activités : la liste des actions qui seront menées par les architectes.
Exemples : entretien, atelier, rencontre d’éditeur, évaluation de soutenance, dépouillement d’appel d’offre, rédaction de dossier d’architecture, revue de proposition, etc.
– Entrants : la liste des informations, documents et moyens techniques indispensables pour mener à bien les activités décrites.
Exemples : cahier des charges, schéma directeur, référentiel d’architecture, documentation éditeur, environnement technique, outillage spécifique.
– Acteurs : l’ensemble des parties prenantes, internes, ou externes à la cellule d’architecture, dont la collaboration est indispensable pour la réalisation des activités.
Exemples : MOA, MOE, Management, Urbaniste, Chef de projet, Expert (Réseau, Stockage, Serveur, SGBD, etc.)
– Livrables : les documents intermédiaires et finaux, accompagnés de leur format (PowerPoint, Excel, Référentiel Casewise/Mega/Aris/SharePoint, etc.)
– Dimensionnement : le nombre d’entretiens et d’ateliers prévus, la durée de l’intervention, le nombre de jour homme nécessaires.
– Engagement : la formalisation des coûts et des délais facilite la recherche de financement et la maîtrise des budgets pour les demandeurs. Il devient alors envisageable d’inscrire l’intervention des architectes dans un planning projet tout en en conservant la maîtrise.
En ayant connaissance de ces informations détaillées en amont de la réalisation, le donneur d’ordres est donc tenu tacitement, lorsqu’il accepte une proposition, de mettre à disposition les moyens (entrants, acteurs, disponibilité, budget) nécessaires à la bonne réalisation de l’intervention des architectes.
Pour les initiés : la description de l’offre peut être assimilée au contrat d’architecture (Architecture Contract) décrit dans TOGAF.
Étape 3 – Communiquer au plus tôt et largement
Communiquer sur ses services c’est affirmer son positionnement. À ce titre, la priorité est de clarifier le périmètre de l’architecture (stratégique, projet, exécution), avant d’envisager l’exhaustivité et la complétude de sa proposition de valeur.
La formalisation complète de l’offre de services n’est pas un prérequis indispensable qui interdirait la diffusion d’un premier support de présentation. Il est impératif d’être connu pour être en mesure de convaincre.
Le catalogue de services, par son format, doit être facilement accessible et diffusable. La publication sur un intranet, le référencement dans une signature, un support papier facilement diffusable sont autant de moyens efficaces pour se faire connaitre et reconnaître.
Étape 4 – Faire vivre ses offres, c’est s’améliorer
La formalisation de l’offre d’architecture ne doit pas offrir le prétexte à une bureaucratisation. Elle est au contraire l’opportunité d’apporter de la fluidité aux processus impliquant les architectes. Les détails et la transparence des activités permettent d’éviter les effets tunnels et les surprises Chacun connait les entrants, la répartition des responsabilités et la liste des activités nécessaires spécifiquement à chaque service.
La standardisation des activités offre donc un terrain favorable à l’amélioration continue des entrants, des livrables et des processus. Cela impose de choisir les informations utiles, en filtrant celles facultatives ou anecdotiques. Au final les documents sont plus simples, plus pertinents, moins coûteux à produire et à maintenir. En effet de bord, on constate également que les interventions des architectes se repositionnent là où leur valeur ajoutée est la plus forte.
Enfin, disposer d’un catalogue formalisé de prestations permet de suivre la répartition des activités. Cet indicateur simple, qui peut faire partie d’une série est indispensable pour construire les budgets prévisionnels en début d’année, développer ou renforcer ses compétences (formation, recrutement, consultants externes), planifier la communication (promotion d’offres existantes, création de nouvelles offres) et au final préparer ses évolutions.
De par la diversité de leurs interventions, les cellules d’architectures sont généralement amenées à intervenir auprès d’une grande partie des services de la DSI voire même auprès d’autres directions de l’entreprise. À ce titre, les bonnes pratiques qu’elles véhiculent et les formalismes qu’elles proposent peuvent se diffuser rapidement et servir de vecteur d’amélioration de l’ensemble de l’entreprise. Une vraie opportunité pour vous, architectes, de vous positionner comme un pilier de transformation de l’entreprise.
