Si la construction, le pilotage et le maintien en conditions opérationnelles des Plans de Continuité d’Activité (PCA) s’articulent naturellement autour du Métier et des Systèmes d’Information, les problématiques RH en découlant sont trop souvent occultées ou insuffisamment traitées. Cet aspect constitue en effet un volet essentiel du PCA : communication auprès des collaborateurs en situation de crise majeure, coordonnées personnelles, maintien à domicile, chômage partiel, travail à distance, évolutions temporaires des contrats de travail, suivi psychologique sont autant de sujets qui sont à adresser en collaboration étroite avec la filière des Ressources Humaines.
Préparer les dispositions RH applicables en anticipant les changements des conditions de travail en situation de crise
Au-delà du sinistre lui-même et de ses éventuelles conséquences sur les personnes physiques, qui réclament naturellement un accompagnement particulier des Ressources Humaines, la Continuité d’Activité appelle une contribution importante de leur part.
Il est en effet primordial de retenir le postulat suivant : le déclenchement d’un PCA entraîne très souvent des modifications des conditions de travail des collaborateurs de l’organisation sinistrée ; repli sur un lieu différent du site habituel, maintien à domicile de collaborateurs, pic d’activité ou réaffectation de personnels sur des activités, etc. Ces modifications nécessitent d’être anticipées, a minima préparées et idéalement validées par la filière RH.
Plusieurs thématiques, le plus souvent liées au contrat de travail des collaborateurs, sont à traiter. En voici quelques illustrations :
Nouveau lieu d’exercice d’activité pour les collaborateurs
La continuité d’activité peut être assurée au travers d’un dispositif de repli sur un site alternatif plus ou moins éloigné du site nominal, auquel cas les problématiques de lieu de travail (prévues ou non dans le contrat de travail), de transport, de gestion de frais (liés au déplacement, à la restauration et à l’hébergement des collaborateurs mobilisés), d’assurance et d’éloignement vis-à-vis des familles doivent être abordées et arbitrées.
Ex : On pourra envisager, pour les fonctions considérées comme « critiques », l’intégration de clauses spécifiques à la continuité d’activité au sein des fiches de poste ou des contrats de travail concernés.
Solution de travail à distance depuis le domicile
Dans des circonstances exceptionnelles évoquées par l’article 46 de la Loi Poisson cette solution ne relève plus du « télétravail » et de ses conditions d’exercice très encadrées. Néanmoins, le décret d’application associé n’étant jamais paru, les RH sont pertinentes pour adresser les aspects juridiques de cette solution.
Modification du temps de travail
L’exercice d’une activité secourue, parfois en mode dégradé, amène le plus souvent une modification du temps de travail. La prise en compte de ces changements est une attente forte des collaborateurs concernés et doit être anticipée (primes exceptionnelles, paiement des heures supplémentaires, etc.).
Interruption d’activité prolongée
Par construction, le PCA n’assure le maintien que des activités les plus critiques. Dès lors, des activités resteront interrompues de manière plus ou moins prolongées. Les personnels concernés seront de fait sans activité, à moins d’avoir été mobilisés sur d’autres activités. Se posent les questions du maintien de salaire, de l’exploitation des mécanismes de RTT ou de congés payés, du recours au chômage partiel dans des conditions parfaitement définies, etc. Là encore, les RH seront force de proposition sur les dispositions à appliquer et sur les conditions de leur mise en œuvre.
Construire la boite à outils RH du PCA
Une bonne pratique consiste à constituer, pour et avec les acteurs des Ressources Humaines embarqués dans la gestion de crise, une « boîte à outils » regroupant toutes les informations utiles à la mise en œuvre les dispositions RH d’accompagnement du PCA.
Sous la forme de fiches pratiques, de procédures et de modèles types, cette « boîte à outil RH » vise à accroître l’efficacité et la sensibilité des acteurs RH et de leurs suppléants et, plus largement, à renforcer le dispositif de continuité élaboré :
- Procédures de mise à jour des intranets, extranets, numéros verts sous la responsabilité de la filière RH, dans le cadre de la communication de crise
- Procédures d’extraction et des coordonnées personnelles des collaborateurs
- Liste et coordonnées des partenaires sociaux, IRP
- Liste et coordonnées des partenaires externes et conseils RH
- Démarche de mise en place d’une cellule de soutien psychologique
- Courriers, lettres de mission et modèles d’avenants types
- Support type pour les communications auprès des IRP
- Procédures dérogatoires types à communiquer à l’Inspection du Travail ou aux IRP
- Etc.
Impliquer et sensibiliser le management et les instances représentatives du personnel (IRP)
Au regard des impacts potentiels des différentes dispositions RH envisageables, il convient de présenter et d’arbitrer avec le management les modes de réponse à retenir dans le contexte de l’organisation. Par ailleurs, la substance de ces dispositions devra être évoquée aux Instances Représentatives du Personnel (IRP) afin de clarifier les principes RH pressentis en cas de déclenchement du PCA.
Ces présentations constituent pour le Responsable PCA une très belle opportunité de sensibilisation au PCA et à ses enjeux, étant entendu qu’il ne s’agit pas de modifier les conditions de travail mais d’identifier les ajustements provisoires déployés pour contribuer à assurer la survie de l’organisation. L’expérience montre que, même si les collaborateurs font souvent preuve de compréhension et d’empathie lors de sinistres, l’anticipation et la préparation des situations facilitent le traitement de la crise.
In fine, la mobilisation de la filière RH permet d’affiner si nécessaire la stratégie de continuité en l’alignant avec la règlementation et les pratiques RH de l’organisation mais surtout de la légitimer auprès de l’ensemble des collaborateurs. Enfin, cette contribution doit s’inscrire dans la durée, en impliquant la filière RH dans la gouvernance dela Continuitéd’activité.
